Fechamento da Agencia

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5.10.1.19 - Fechamento da Agencia



Esta função foi incluída no sistema para garantir mais segurança nos lançamentos, nas informações repassadas ao Correio e também para garantir o funcionamento das implementações descritas acima, além de outras que estarão disponíveis em breve, como o controle financeiro da agência.


Esta função será obrigatória a partir da conversão para o sistema novo de faturamento, e do momento em que for realizado o primeiro fechamento.

Algumas alterações operacionais importantes deverão ocorrer ao iniciar o sistema de fechamento da agência:


  1. Todos os operadores que tiveram qualquer movimento no dia, tendo produtos ou não, obrigatoriamente deverão fazer o fechamento do caixa (operação 99901 do balcão).
  2. O fechamento de um dia só poderá ser feito se todos os operadores com movimento no dia estiverem fechados.
  3. O fechamento de um dia só poderá ser feito se todos os dias anteriores com movimento estiverem fechados.
  4. Após efetuar o fechamento da agência de um dia, não será permitido qualquer lançamento, exclusão ou alteração dos lançamentos deste dia.
  5. O sistema não irá permitir gerar os arquivos ERP/RMD sem que o fechamento da agência esteja feito.



Para realizar o fechamento da agência, acesse a opção Relatórios / Relatórios Diários / Fechamento da Agência.


Digite a data do dia que deseja fechar e cursor irá para o botão Visualizar.


Fig. 5.10.1.19 – Realizando o Fechamento da Agencia


Teclando ENTER sobre o botão Visualizar, o sistema irá mostrar uma mensagem de confirmação.



Fig. 5.10.1.20 – Confirmando o fechamento da Agencia na data estipulada


Se houver movimentos em aberto em datas anteriores, o sistema irá apresentar uma mensagem de erro informando os dias que estão abertos para que sejam fechados, e não permitirá completar este fechamento.


Fig. 5.10.1.21 – Sistema apresentando problemas de fechamento em outras datas


Se houver algum caixa que não tenha realizado o seu fechamento no dia, e todas as datas de trabalho anteriores estiverem fechadas corretamente, o sistema irá apresentar uma mensagem informando qual o caixa que esta com problemas, para que seja fechado.


Fig. 5.10.1.22 – Sistema mostrando qual o caixa que ainda não foi fechado


Se não houver problemas com as datas anteriores e todos os caixas estiverem fechados corretamente, o sistema apresentará a mensagem de confirmação do fechamento.


Fig. 5.10.1.23 – Mensagem de confirmação do Fechamento


Após completar o fechamento, os arquivos financeiros (ERP/RMD) poderão ser gerados.




Reabrindo um movimento


Quando por algum motivo de erro no fechamento ou mesmo na conferência diária efetuada pela ECT for necessário reabrir o movimento da agência para efetuar algum ajuste, o procedimento deverá ser o mesmo que foi feito para o fechamento, porém, neste caso, a mensagem de confirmação do fechamento será modificada, solicitando a confirmação da reabertura.

               

Fig. 5.10.1.24 – Reabrindo o movimento da Agencia


Reabrindo o movimento, a correção e o novo fechamento deverão ser feitos imediatamente, pois a criação dos arquivos ERP/RMD estará novamente bloqueada até que o fechamento seja concluído, bem como os fechamentos dos dias posteriores.


Se o movimento reaberto não for o imediatamente anterior ao atual, todos os fechamentos da data reaberta até a atual deverão ser refeitos em ordem cronológica.


Bloqueios


Todas as telas relacionadas à movimentação diária serão bloqueadas após o fechamento do dia. São elas: Balcão, Controle de Estoque, Controle de Etiquetas, Controle Financeiro, Importação de Dados, Lançamento de Carga, Lançamento de Franquia, Manutenção de Lançamentos, Movimento de Caixa, Notificação de Ocorrências e Transferência de Dados.


Nas telas do Balcão e do Lançamento de Franquia, será permitida a entrada somente para reimpressão dos comprovantes, ou seja, para emitir a segunda via de um RVP ou Comprovante de Postagem.

Entrando nesta tela, a mensagem abaixo aparecerá automaticamente, e a tela fica bloqueada para qualquer outra função que não seja a reimpressão.


Fig. 5.10.1.25 – Mensagem de movimento da agencia fechado


Para imprimir a segunda via no Balcão, digite o número do atendimento, siga até o campo operação, e selecione a opção Encerramento do Atendimento (99999) para que o sistema apresente a tela de fechamento e realize a impressão do comprovante.


Para imprimir a segunda via no Lançamento de Franquia, digite a data, selecione a máquina desejada e o sistema mostrará somente o botão Imprimir habilitado. Selecione o cliente e tecle ENTER, para que o sistema faça a impressão.


Caso você tente acessar qualquer outra tela que faça parte da lista de telas bloqueadas, o sistema irá apresentar uma mensagem de bloqueio de tela, não permitindo a utilização da mesma. É necessário fazer a reabertura do movimento para ter acesso a elas.


Fig. 5.10.1.26 – Mensagem de Tela Bloqueada pelo Fechamento